まずは上村様の業務内容を教えてください。

上村様　当社の4事業を管轄する営業部に所属し、営業企画担当として全体方針の立案や事業計画の策定、各支店への展開などを行っています。また、各支店から業務効率化に対する要望があがってきた際の窓口を務めており、全社的な営業関連業務の改善や業務の効率化を推進する役割も担っています。今回の入札資格関連業務の効率化も、当社の経営企画部が各支店より受けた改善要望の1つです。

入札資格関連業務に関して、どのような課題がありましたか？

上村様　当社の場合、6支店がそれぞれExcelで入札資格情報の更新時期を管理しています。各支店においては、更新時期が集中することや、自治体がバラバラと公表する受付情報を確実にキャッチアップできないことが課題となっていました。

なおかつ、私たち本社側も、支店ごとに管理している入札参加資格情報を把握しづらいという課題がありました。例えば、社内から保有資格についての問い合わせがあった際に、その都度支店に確認を行う必要があったのです。そのような確認の手間を省き、情報の一元化を図ることも、私たちが取り組むべきミッションでした。

各支店および本社の課題を解消するために、どんな手段を検討されたのでしょうか？

上村様　まずはグループ企業や、行政書士事務所への外部委託を行う案を検討しました。ところが、費用面で当初の想定を大きく上回ってしまいました。また、当社の総務部にあるセンターの活用も検討したのですが、6支店分を担当するのはマンパワー的に難しい状況でした。

高橋　なるほど。リソースや費用の観点で、アウトソーシングは現実的でなかったのですね。

上村様　はい。そこで、現場の工数負荷が最も大きい部分のみを外注する方針に切り替えました。その結果、更新申請の受付情報の調査業務に一番工数を割いていることが分かり、検討にあがったのが御社のサービスです。

「入札資格ポータル」のどのような点にメリットを感じましたか？

上村様　まず、費用対効果の面でメリットを感じました。限られた予算内でどう効率化を図るかが懸念事項でしたが、うるるさんには当社の要望や条件を踏まえた提案をしていただき、とても助かりました。

また、機能面での特徴も導入の決め手となりました。特に「入札資格ポータル」がWebサービスに切り替わったタイミングで「プッシュ通知メール」のサービスが始まったと聞き、魅力を感じました。

高橋　導入にあたって、社内調整などのご苦労もあったのではないでしょうか？

上村様　たしかに独自の運用をしている支店もあったため、すべてを同時に切り替えるのは難しい側面もありました。ただ、元々一部の支店からあがった要望ということもあり、現場の理解はスムーズでしたね。

「入札資格ポータル」を導入後、得られた効果について教えてください。

上村様　支店のメンバーからは「業務効率化につながった」「プッシュ通知メールにより、自ら情報を見にいく手間が省けた」といった声が届いています。情報管理の属人化に関する課題も、今後システムがより現場に浸透すれば、さらに業務の平準化が期待できるのではないかと考えています。

高橋　Excelは汎用的なツールではありますが、作る人の癖が出やすかったり、抜け漏れのリスクがあったりします。「入札資格ポータル」はクラウドサービスだからこそ、ヒューマンエラーを生じにくいメリットがあると思っています。

上村様　当社の場合も、支店によってExcelのフォーマットがバラバラでした。それが1つにまとまっただけでも大きな成果ですし、本社としてもデータを取りまとめられるのはありがたいですね。

今後、「入札資格ポータル」をどのように活用したいですか？

上村様　支店からは、「入札参加資格と発注案件を連動させた通知がほしい」といった新たな要望が出てきています。御社の入札情報速報サービスと連携が図れるようでしたら、ぜひそのような機能を追加いただけると助かります。

高橋　貴重なフィードバックをありがとうございます。現在の「入札資格ポータル」は入札資格申請の担当者を主なターゲットとしていますが、今後は応札実務に携わる方が必要な情報も可視化できるよう、機能を強化していきたいと考えています。

上村様　さらなる業務効率化のためには、御社のお力添えが不可欠です。現在もかなり手厚くサポートいただいていますが、引き続き現場の円滑な利活用を促進するための支援をお願いできれば幸いです。